Agenda do Expositor

Um expositor consciente dos seus objetivos em uma Feira vai estar sempre pronto para atender o seu público. 
 
Definidos os objetivos de atuação na Feira, o próximo passo é o expositor preparar, e bem, esta sua participação. Todas as ações do expositor com relação à sua participação no evento podem ser decididas e providenciadas com tempo, sem atropelo ou correria. Para isto, basta planejar.
 
Existem três momentos distintos, e igualmente importantes, para este planejamento:
  • Antes da feira;
  • Durante a feira;
  • Depois da feira.
 
ANTES DA FEIRA
  1. Definir o plano de ação.
  2. Definir os responsáveis pela operacionalização de cada tarefa.
  3. Definir os produtos a serem expostos ou serviços a serem apresentados.
  4. Preparar o material promocional (cartão de visita, fotos, catálogos ou folhetos), verificando orçamentos e prazos de produção.
  5. Definir o tamanho do stand.
  6. Escolher qual o stand e onde está situado.
  7. Firmar o contrato de participação com o organizador.
  8. Conhecer as datas e horários de toda a programação.
  9. Ler o regulamento do evento.
  10. Conhecer as normas de montagem, realização e desmontagem.
  11. Tomar conhecimento dos deveres e obrigações dos expositores.
  12. Identificar outros serviços que o organizador colocará à disposição.
  13. Buscar informações sobre a cidade onde será realizado o evento.
  14. Informar o organizador sobre a necessidade de energia extra, crachás, aluguel, de mobiliário (se necessário).
  15. Informar sobre as obrigações legais e providenciar (impostos e taxas a recolher, notas fiscais).
  16. Escolher equipe para trabalhar durante a Feira.
  17. Definir sobre a montagem e decoração do stand.
  18. Preparar o pessoal que vai trabalhar no stand, informando sobre produtos, preços, condições de pagamento, como tirar pedidos etc.
  19. Preparar a viagem (se a feira não for na cidade do expositor), comprar passagens, reservar hospedagem
  20. Embalar e despachar produtos.
  21. Preparar material de uso no stand (papel, canetas, lápis, fitas, cola, tesoura, fio de nylon, tachinhas, outros ).
  22. Providenciar seguro dos equipamentos e materiais a serem expostos.
  23. Providenciar seguro para equipe de trabalho e visitantes do stand.
  24. Divulgar para clientes a participação na feira.
  25. Contratar cobertura fotográfica.
  26. Montar uma lista, por escrito, com as tarefas que deverão ser cumpridas, é importante e ajuda o expositor a se preparar melhor. Evita, também, que esquecimentos aconteçam.
 
DURANTE A FEIRA
  1. Apresentar-se à coordenação da Feria, retirar credenciais e receber o stand.
  2. Desembalar as mercadorias e guardar as embalagens.
  3. Preparar o stand, decorando e arrumando os espaços internos (expor produtos, local de atendimento).
  4. Renovar a exposição de produtos, diariamente.
  5. Manter stand limpo.
  6. Manter equipe atenta e motivada.
  7. Atentar para o uso do crachá.
  8. Rever estoque de brindes.
  9. Rever estoque de material de promocional.
  10. Cadastrar visitantes e clientes que visitaram o stand.
 
APÓS A FEIRA
  1. Preparar desmontagem.
  2. Embalar e despachar mercadorias para a origem.
  3. Atender, nos prazos estabelecidos, os pedidos e solicitações que foram feitas durante a Feira.
  4. Apurar os resultados, anotando os pontos fracos e fortes da participação. Este relatório será de grande importância para as ações futuras e participação em Feiras seguintes.
 
MODELO DE FICHA DE REGISTRO DE VISITANTE
 
Apresentamos um modelo resumido de registro de visitantes. Assuma esta tarefa com seriedade, ela vai determinar o seu sucesso após e nas próximas Feiras.
 
 
Por Antonio Bittelbrunn Junior - Mestre em Desenvolvimento Regional, Pós-Graduado em Planejamento e Gestão de Eventos Públicos e Privados, Pós-Graduado em Publicidade e Propaganda e Graduado em Turismo e Lazer. Atua a mais de 20 anos como consultor e organizador de eventos públicos e privados, feiras e congressos e é diretor da empresa Organizar Eventos.
 
 
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